SaaSに代表されるクラウドサービスが最も充実しているのが、グループウェアではないでしょうか。SaaSが取り沙汰されるようになって、いち早くサービスが充実していったグループウェア、その歴史は意外に古く、1990年代に遡ります。
1989年に登場した「Lotus Notes」は「グループウェア」という言葉を世に浸透させ、その後クライアント・サーバ型システム「Notes/Domino」へと進化し、グループウェアのパイオニアとして市場を牽引しました。その後国内では2010年頃まで、Notes/Domino、サイボウズOffice/Garoon、Microsoft Exchange Server、desknet's NEOなどがグループウェア市場を席巻しました。現在ではクラウドサービス(SaaS)が主流となり、Microsoft365(旧Office365)、サイボウズOffice/Garoon、Google Workspace(旧G Suite)、Desknet's NEOなどがしのぎを削っています。
グループウェアの主な機能は、コミュニケーション系の機能と、情報共有系の機能で構成されています。
●コミュニケーション機能：Eメール、チャット、掲示板(BBS)、ビデオ会議、ホワイトボード、電子決裁、SNS機能など
●情報共有機能：ファイル共有、スケジュール管理、施設予約、アドレス帳、在籍確認、ポータル機能などなど
メール、チャット、スケジュール管理、施設予約、アドレス帳などは、標準的なグループウェアの機能（言わば必須の機能）です。特筆すべきは、それだけでも単独のサービスとして提供されている機能、ビデオ会議（Web会議）と ファイル共有（オンラインストレージ）ではないでしょうか。この何れの機能も含んでいるのは、Microsoft365とGoogle Workspaceです。
●Web会議：Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Cisco WebEx、Chatwork、Slack など
●オンラインストレージ：Dropbox、Box、Google Drive、OneDrive、セキュアSAMBA など
主要クラウドサービスの機能と料金を比較して、表にまとめました。
私はMS-DOSの頃から「UTOPIA ISLAND」と言うグループウェアを使っており、Windows以降は、「UTOPIA WORLD」、「Microsoft Exchange Server」、「IBM Lotus Notes/Domino」、「G Suite」 → 「Google Workspace」 と利用してきました。
カレンダーからWeb会議をエントリー、同時に会議室もリザーブし、出席を要請する人を選んでいけば、出席要請者のカレンダーにもWeb会議の予定がエントリーされ、会議案内もメールで通知されます。カレンダーの予定をクリックすればWeb会議ウィンドウが起動され、事前に通知しておいたオンラインストレージの共有資料を見てもらいながら、主催者は画面共有で該当のページを表示しておきます。ビデオ会議とファイル共有機能も持つグループウェアならば、余計な操作を全て排除して、より効果的なコミュニケーションが図れるでしょう。
6名までの小規模事業者さんでExcel・Wordが必要という場合、Microsoft365 Family がお勧めです。6人使って 18,400円/年、オンラインストレージが1人当たり1TB、Web会議も出来ますので、コストパフォーマンスはかなり良いと言えるでしょう。Excel・Wordは必要ないという小規模事業者さんなら Google Workspace Business Starter、 Excel・WordもWeb会議も不要な場合は サイボウズOffice スタンダードコース か desknet's NEO がお勧めです。
ちなみに無料で提供されている Googleアプリのサービス内容は、次のようなものです。
Gmail、チャット、カレンダー、ドライブ(15GBまで)、Meet(100名まで、60分まで)、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイト、Draw、などなど。
情報共有・共同作業の入り口として、まず無料のサービスを使ってみるのも手かもしれません。